آر اف پی (RFP) و یا همان Request For Proposal یعنی درخواست برای ارائه پیشنهاد و معمولاً وقتی آماده می‌شود که می‌خواهید پروژه ای انجام شود یا چیزی خریداری شود، و برای این است که چند شرکت یا فریلنسر (Freelancer) پیشنهادات خود را ارسال کنند و به صورت مناقصه ای بهترین پیشنهاد انتخاب شود. ولی اگر به صورت درست انجام نشود ممکن است هیچ پیشنهادی به همراه نداشته باشد یا پیشنهاداتی دریافت کنید که فقط وقت شما را تلف کند.
با توجه به این موضوع که پروژه مربوط به طراحی سایت و دیگر خدمات مربوط به وب چند سالی است که در کشور ما رواج پیدا کرده است و به دلیل ارتباط موضوعی خدمات سایت تورتک با طراحی وب سایت در این آموزش سعی می‌کنید چگونگی ایجاد یک RFP مناسب برای درخواست طراحی وب سایت را بررسی کنیم تا از این به بعد در هنگام سفارش طراحی سایت خود با ارائه RFP به شرکت و فریلنسر فعال در این زمینه بهترین پیشنهادها و راه کارها را برای طراحی سایت خود به دست آورید تا از این طریق بهترین انتخاب را داشته باشید.
بایدها و نبایدهای ایجاد RFP
ایجاد RFP برای کارفرما نباید پروسه سخت و طاقت فرسایی باشد. در حقیقت اگر شما یک چهارچوب برای انجام آن داشته باشید می‌تواند لذت بخش باشد. در بیشتر آر اف پی ها کارفرمایان سایت نمونه معرفی می‌کنند که کارفرما بر اساس آن مشخص می‌کند چه چیزهایی مد نظر اوست و چه امکاناتی نیاز دارد. اما در این گونه RFP ها فریلنسر و کارفرما به درستی زبان یکدیگر را متوجه نمی‌شوند و مشکلات فراوانی پیش می‌آید و یا ممکن است که ایده جدیدی در مورد طراحی سایت خود داشته باشید که قبلاً با نمونه ای مشابه در این باره روبرو نشده باشید.
طراحی جلد و یا صفحه اول
جلد و یا همان صفحه اول مربوط به RFP شما که می‌تواند به صورت چاپی و یا از طریق اسناد الکترونیک برای شرکت عامل ارسال شود نیز باید به صورت استاندارد طراحی شود تا خواسته های شما از ساخت RFP به صورت کلی انجام شود. به طور معمول جلد این اسناد باید شامل نام شرکت شما، نام و یا همان عنوان پروژه، تاریخ برگزاری جلسات معرفی و بحث در مورد پروژه، تاریخ ارسال RFP و حداکثر زمان مجاز برای پاسخگویی به RFP ارائه شده به شما است که البته بسته به پروژه مورد نظر می‌توانید تغییرات مورد نظر خود را در آن اعمال کنید.
ابتدا مشخص کنید چه چیزهایی نیاز دارید
اولین کاری که در تهیه RFP می‌بایست انجام دهید این است که عناصر اصلی را مشخص کنید. در این مرحله سعی کنید تمامی نیازهای خود را برای شرکت و طراحان سایت بنویسید تا بهترین راهکار و زمان بندی ممکنه را در پاسخ بدست آورید تا در انتخاب طراح سایت با مشکل مواجه نشوید. برای اینکه بهترین با این مرحله از نوشتن یک آر اف پی آشنا شویم در زیر نمونه ای از محتوای این درخواست را بررسی می‌کنیم.
یک سایت مدیریت محتوا که کارمندان بتوانند به راحتی محتوا مورد نظر خود را به انتشار برسانند.
سایتی که سریع لود شود (5 ثانیه) و 99.99% در دسترس باشد.
5 ساعت پشتیبانی در هر ماه در سال اول …
پاسخ حداکثر 4 ساعته به مسائل و مشکلات سایت …
ارائه نسخه مخصوص موبایل سایت …
نسخه قابل چاپ سایت …
سایت می‌بایست برای موتورهای جستجو بهینه سازی و یا سئو (SEO) شده باشد.
بازدید کنندگان توانایی جستجو موضوعی در سایت با توجه به بازه زمانی مختلف را داشته باشند.
امکان مشاهده لیست تمامی محصولات موجود به همراه خلاصه مشخصات آن‌ها در یک صفحه برای بازدید کنندگان و کاربران …
و ..
تاریخچه ای از سازمان خود در اختیار قرار دهید
شما می‌بایست در یک پاراگراف توضیحاتی درباره سازمان یا شرکت خود ارائه دهید. توجه داشته باشید در این بخش باید به طراحان وب توضیح دهید که برند و نام تجاری شرکت و یا سایت شما باید چگونه به مشتریان معرفی شود. توضیح دهید چطور مدرسه شما، کسب و کار شما یا سازمان شما می‌خواهد توسط بازدیدکنندگان دیده شود؛ و در نهایت نیز انتظارات خود را از وب سایت مشخص کنید تا طراح و بهینه ساز سایت مورد نظر به خوبی قصد شما را از ارسال درخواست متوجه شود تا بهترین راهکار و پیشنهادها را در پاسخ ارسال کند.
سایت چه چیزی باید تولید کند (فروش بیشتر، اطلاع رسانی، پشتیبانی و …)
چطور عملکرد سایت شما محاسبه می‌شود و بر چه اساسی (تعداد فروش، تعداد بازدید)
چطور سایت بینندگان را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
تعیین مشخصات فنی و تعیین زمان تحویل
منظور از مشخصات فنی در هنگام ارسال RFP مربوط به طراحی سایت و یا سرویس تحت وب جدید تعیین بستر و سیستم هایی است که دوست دارید سایت شما در نهایت بر پایه آن ها در وب به انتشار برسد. برای روشن تر شدن این بحث بهتر است به چند نمونه زیر نگاهی بیندازید.
پلت فرم سیستم مدیریت محتوا
پلت فرم هاستینگ
پلت فرم دیتابیس
پلت فرم وبلاگ
و …
البته این‌ها برای ایجاد آر اف پی خوب لازم نیستند، اما به فریلنسرها یا شرکت‌ها در تصمیم گیری کمک می‌کند. پس اگر تنظیمات خاصی مد نظر شماست بهتر است از ابتدای کار مشخص شوند. همین طور این‌ها می‌توانند روی مدت زمان انجام پروژه یا قیمت پروژه نیز تأثیر داشته باشند. البته اگر سایت مد نظر شما در صورت انتشار در بازه زمانی خاصی برای شما اهمیت دارد مانند سایت مناسبتی به صورت دقیق انتظارات خود را در مورد تاریخ تحویل پروژه که فریلنسرها به آن Deadline می‌گویند در RFP ارسالی خود مشخص کنید.
لطفاً کارفرمایانی را که نمی‌دانند چطور می‌بایست برای پروژه های خود RFP تهیه کنند به این مطلب لینک کنید. همچنین برای مشاهده یک RFP نمونه برای طراحی سایت می‌توانید به Website RFP Sample Template مراجعه کنید.
