۸ گام برای پیاده‌سازی برنامه مدیریت دانش سازمانی

Images
Images
Images
Images

۸ گام برای پیاده‌سازی برنامه مدیریت دانش سازمانی

  • مقالات
  • 1,521 بازدید
 
مدیریت دانش که این روزها بسیاری از شرکت‌ها با جدیت آن را دنبال و استفاده می‌کنند، اشاره به این حقیقت دارد که با ایجاد بسترها و پیروی از استراتژی‌ها و راهکارهای شناسایی، به افراد درون سازمان این توانایی داده شود تا در صورت نیاز به شکلی ساخت‌یافته، به دارایی‌های علمی سازمان دسترسی داشته باشند. یک برنامه مدیریت دانش، این ظرفیت را دارد تا بهره‌وری کارکنان، محصولات، کیفیت خدمات و سازگاری قابل تحویلی را که به دلیل سرمایه‌گذاری روی دارایی‌های فکری و مبتنی بر دانش به وجود می‌آید، افزایش دهد.

امروزه بیشتر سازمان‌ها فارغ از متمرکز شدن روی مقدمات هدف یا اهداف سازمانی، در نظر دارند استراتژی‌هایی مبتنی بر برنامه‌ای مدیریتی را اتخاذ کنند تا با استفاده از آن بتوانند در بلندمدت بر دارایی‌های دانش خود مدیریت داشته باشند. مدیریت سازمان‌یافته بر اسناد، داده‌کاوی، وبلاگ‌نویسی و انجمن‌های اجتماعی از جمله این موارد به شمار می‌رود.

 

مدیریت دانش چیست؟

یکی از عوامل کلیدی که در قرن 21، تجارت‌های سازمانی هوشمند را از یکدیگر متمایز می‌کند، بر لزوم شناخت دقیق دانش و اطلاعات تأکید دارد. بر خلاف کسب‌وکارهای سنتی و قدیمی، امروزه سرعت و فناوری‌های سطح بالا در جهت جهانی شدن کسب‌وکارها به بازشناختی این عوامل تأکید دارند: خلق، تأیید، ارائه، توزیع و به کارگیری دانش و اطلاعات به منظور بهبود بهره‌وری و خدمت‌رسانی به مشتریان، مدیریت بازار رقابتی و هماهنگ شدن با تغییرات. مدیریت دانش ابزاری است مهم که سازمان‌ها با استفاده از آن می‌توانند مدیریت بهتری بر اطلاعات و از همه مهم‌تر مدیریت کارآمدتری بر دانش داشته باشند. شکل 1 الگویی را نشان می‌دهد که در آن داده‌های خام تبدیل به خرد می‌شوند. بر خلاف فناوری‌های دیگر، مدیریت دانش همیشه به‌آسانی تعریف نمی‌شود، به دلیل اینکه طیف گسترده‌ای از مفاهیم همچون مدیریت وظایف، فناوری‌ها و الگوها، همگی در زیر چتری به نام مدیریت دانش قرار می‌گیرند. همین موضوع باعث شده است که تعاریف مختلفی را از این اصطلاح شاهد باشیم. تعاریفی که هریک برگرفته از تجارب شخصی ارائه‌دهنده آن تعریف هستند. برای مثال، «نونکا تاکوشی» مدیریت دانش را این‌گونه تعریف می‌کند: «فرایندی است که بر مبنای آن سازمانی موفق می‌شود از طریق دانش یا سرمایه فکری خود به کسب ثروت بپردازد.» 

 

  شکل 1:  مراحــــل تبدیــل داده‌هــای خـــام بــــه خــــرد برگرفتــــه از کتـــــاب The Knowledge Creating Company

«گری سون» مدیریت دانش را این‌گونه تعریف می‌کند: «مدیریت دانش، استراتژی خاصی است که هر سازمان باید آن را پیاده‌سازی کند تا کارمندان در زمان مناسب و به شیوه درستی به آن دسترسی داشته باشند؛ به گونه‌ای که در نهایت منجر به بهبود عملکرد سازمان شود.» سازمان بهره‌وری و کیفیت در ایالات متحده در سال 2001، آن ‌را این‌گونه تشریح کرده است: «مدیریت دانش، فرایند گسترده کسب، سازمان‌دهی، انتقال و استفاده از اطلاعات در یک سازمان است.» اما در یک تعریف ساده‌تر، مدیریت دانش را می‌توان به طراحی هوشمندانه فرایندها، ابزارها، ساختارها با هدف نوسازی، به اشتراک‌گذاری و بهبود بهره‌مندی از دانش توصیف کرد. برنامه مدیریت دانش موفق بیشتر از فناوری، به توجه و رسیدگی نیازمند است. عناصر اصلی و کلیدی در چرخه مدیریت دانش که در شکل 2 آن‌ها را مشاهده می‌کنید، به این شرح هستند:

 

  شکل 2:  مؤلفه‌های کلیدی مدیریت دانش

 افراد (People): آن‌ها نشان می‌دهند چگونه می‌توانید توانایی‌های منحصربه‌فرد درون‌سازمانی را با هدف نفوذ در مردم بر مبنای دانش خود آن‌ها افزایش دهید.
 فرایندها (Processes): آن‌ها اشاره به این نکته دارند که چگونه بهترین روش‌ها و ساختار حاکمیتی را به‌منظور ایجاد مکانیزم شناسایی دقیق و کارآمد، مدیریت کرده و اشاعه دانش ایجاد کنید.
 فناوری (Technology): فناوری اشاره به این موضوع دارد که چگونه انتخاب می‌کنید، پیکربندی می‌کنید و از ابزارها و اتوماسیون برای فعال‌سازی مدیریت دانش استفاده می‌کنید.
 ساختار (Structure): ساختار اشاره به این نکته دارد که چگونه ساختارهای سازمانی را به‌منظور تسهیل و تقویت تنظیم متقابل تخصص و آگاهی، متحول می‌کنید.
 فرهنگ (Culture): فرهنگ، برجسته‌کننده این موضوع است که چگونه اشتراک‌گذاری و پرورش فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش و فرهنگ دانش‌محوری را در سازمان خود ترویج می‌دهید.

 

موانع و چالش‌های پیش روی پیاده‌سازی برنامه مدیریت دانش

پیاد‌ه‌سازی برنامه مدیریت دانش فرایند ساده‌ای نیست. در مدت زمان پیاده‌سازی آن، با چالش‌های زیادی روبه‌رو خواهید شد. از جمله مشکلات مهمی که پیش روی برنامه مدیریت دانش وجود دارد، می‌توان به این موارد اشاره کرد:
  ناتوانی در بازشناختی یا تعریف دانش؛ به عبارت ساده‌تر تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح
  فاصله جغرافیایی یا موانع زبانی (language) در یک شرکت بین‌المللی
  محدودیت‌های اطلاعاتی و فناوری‌های ارتباطی
  تعریف سطوح تخصصی بدون قاعده 
  تضادهای داخلی (Internal conflicts)
  نبود مشوق‌ها یا اهداف مدیریت عملکرد
  آموزش یا برنامه‌های مشاوره‌ای ضعیف
  موانع فرهنگی؛ برای مثال وجود این ذهنیت که ما همیشه این کار را انجام داده‌‌ایم.

 

هشت گام برای پیاده‌سازی برنامه مدیریت دانش

همان‌گونه که در بخش پیش مشاهده کردید، چالش‌های متعددی پیش روی پیاده‌سازی برنامه مدیریت دانش مؤثر وجود دارد، اما سؤال این است که چگونه می‌توانیم بر این چالش‌ها غلبه کنیم. با رویکردی که در این مقاله معرفی خواهد شد، می‌توانید برای هر یک از مشکلات به‌وجودآمده‌ برنامه‌ریزی کنید. این کار کمک می‌کند تا خطرات را به حداقل رسانده و ویژگی‌های مثبت را به حداکثر برسانید. این رویکرد بر مبنای منطق، سعی و خطا برای اجرای هر برنامه سازمانی تازه‌ای می‌تواند استفاده شود. مراحل اولیه مستلزم استراتژی، برنامه‌ریزی و جمع‌آوری نیازمندی‌ها است؛ در حالی که مراحل بعدی عمدتاً بر اجرا و بهبود مستمر متمرکز شده‌اند.

 

گام اول: تعیین اهداف برنامه مدیریت دانش

قبل از انتخاب یک ابزار، تعریف یک فرایند و ساخت جریان‌های کاری، باید وضعیت نهایی را متصور شوید و آن را تبیین کنید. به‌منظور تبیین اهداف مناسب برنامه، شناسایی و مستندسازی مشکلات کسب‌و‌کار، به شفاف‌سازی و شاخص‌های ارزیابی کسب‌وکار نیاز است؛ به این دلیل که حرکت و توجیهی را برای تلاش فراهم کنند. برای این منظور اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدتی که مشکلات کسب‌وکار را تشریح می‌کنند و پشتیبانی گردانندگان کسب‌وکار را به همراه می‌آورند، فراهم کنید. اهداف کوتاه‌مدت نیازمند ارائه تأیید اعتبار هستند؛ به این دلیل که نشان دهند برنامه در مسیر درستی قرار دارد؛ در حالی که اهداف بلندمدت برای ساخت و ارتباط با تصویر بزرگ‌تر -  الگوی تأثیرگذار بلندمدت سازمان-کمک‌کننده خواهند بود. 

 

 

گام دوم: آماده‌ شدن برای تغییر

مدیریت دانش، فراتر از استفاده صرف از یک فناوری است. برنامه مدیریت دانش بر لزوم تغییرات فرهنگی در کارکنان تأکید دارد؛ به‌طوری که بتوانند دانشی که آن را طراحی کرده یا به دست آورده‌اند، درک کنند و به اشتراک بگذارند. 
از جمله مشکلات رایج مرتبط با فرهنگ که با افزایش سطح به اشتراک‌گذاری دانش به وجود می‌آید، این است که شرکت در ابتدا به عملکردهای فردی پاداش می‌دهد. این رویکرد از جمله قدیمی «دانش قدرت است.» وام گرفته شده؛ دیدگاهی سنتی که با فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش و فرهنگ دانش‌محوری که سازمان‌ها به دنبال آن هستند، مغایرت دارد. پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز برنامه مدیریت دانش ممکن است به پیاده‌‌سازی تغییراتی در هنجارهای سازمانی و ارزش‌های مشترک نیاز داشته باشد؛ تغییراتی که ممکن است تعدادی از مردم در برابر آن‌ها مقاومت کرده یا سعی کنند به آن تلاش‌ها ضربه وارد کنند. برای به حداقل رساندن تأثیر منفی چنین تغییراتی، عاقلانه‌ است که به دنبال رویکرد تعیین‌شده‌ای برای مدیریت تغییر فرهنگ باشید.

 

گام سوم: تعریف فرایند سطح بالا

برای اینکه مدیریت مؤثر بر دارایی‌های دانش سازمانی به شکلی مؤثر و ساده انجام شود، باید کار خود را با استفاده از فرایند مدیریت دانش سطح بالایی آغاز کنید. این فرایند می‌تواند به‌تدریج با روال‌های دقیق و دستورالعمل‌های کاری در سراسر گام‌های چهار، پنج و شش توسعه پیدا کند. با این حال، باید قبل از گام هفتم یعنی گام پیاده‌سازی، نهایی و تصویب شده باشد. سازمان‌هایی که فرایند مدیریت دانش را بدون هیچ‌گونه قاعده‌ای تعریف می‌کنند یا این اصل را نادیده می‌گیرند، به پتانسیل حداکثری اهداف مدیریت دانش دست پیدا نخواهند کرد. چگونه دانش، شناسایی، ضبط، طبقه‌بندی و به بهترین شکل کاربردی منتشر می‌شود؟ به طور کلی، این فعالیت‌ها شامل استراتژی دانش، خلق، شناسایی، طبقه‌بندی، ضبط، اعتبارسنجی، انتقال، تعمیر و نگهداری، بایگانی، اندازه‌گیری و گزارش‌دهی هستند. 

 

گام چهارم: تعیین و اولویت‌بندی نیازهای فناوری

با توجه به اهداف برنامه‌ای که در گام اول منتشر شده است و کنترل‌های فرایند و معیارهای حیاتی تعریف‌شده در گام سوم، می‌توانید نیازهای فناوری مدیریت دانش را مشخص کرده و آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. با این چنین تنوعی در راه‌حل‌های مدیریت دانش، ضروری است ابتدا درک درستی از هزینه و مزایایی که هر یک از فناوری‌ها و ارائه‌دهندگان اولیه فناوری در بازار ارائه می‌کنند، به دست آورید. اگر فناوری‌های رایج می‌توانند نیازهای شما را تأمین کنند، نباید شتاب‌زده و بدون تصمیم‌گیری مقدماتی اقدام به خرید فناوری جدید کنید. اگر حمایت گسترده وجود دارد و به افزایش محاسبات و اتوماسیون نیاز است، می‌توانید تصمیم‌گیری درباره فناوری هزینه‌بر را تا زمانی‌ که برنامه مدیریت دانش به‌خوبی به جریان افتد، به تأخیر بیندازید.

 

گام پنجم: ارزیابی وضعیت فعلی

اکنون که اهداف برنامه خود را برای حل مشکل کسب‌وکار ایجاد کرده‌اید، برای تغییر و تبیین مسائل فرهنگی آمادگی دارید. این کار تعریف فرایند سطح بالایی را که مدیریت مؤثر بر دارایی‌های دانش به آن نیاز دارد و همچنین تعیین اولویت‌بندی فناوری را فعال می‌سازد؛ به‌طوری که منجر به بهبود و خودکارسازی فعالیت‌های مرتبط با مدیریت دانش می‌شود. اکنون می‌توانید وضعیت فعلی مدیریت دانش سازمان خود را ارزیابی کنید. ارزیابی مدیریت دانش باید هر پنج مؤلفه‌ اصلی و زیربنایی مدیریت دانش یعنی مردم، فرایندها، فناوری، ساختار و فرهنگ را پوشش دهد. یک ارزیابی معمول، باید مروری کلی از ارزیابی، شکاف‌ها بین وضعیت‌های جاری و مطلوب و توصیه‌هایی برای کاهش شکاف‌های شناخته‌شده ارائه کند. توصیه‌ها تبدیل به پایه و اساس نقشه راهی خواهند شد که در گام ششم استفاده می‌َشوند.

 

 

گام ششم: ایجاد نقشه راه برای اجرای مدیریت دانش

با ارزیابی فعلی که در اختیار دارید، زمان آن رسیده است تا نقشه راه پیاده‌سازی‌شده را برای برنامه مدیریت دانش خود ایجاد کنید. اما قبل از انجام این کار، باید مطمئن شوید حمایت رهبری ارشد و همچنین کمک‌های مالی برای پیاده‌سازی و نگهداری برنامه مدیریت دانش را در اختیار دارید. بدون این پیش‌نیازها، تلاش‌های شما بیهوده خواهند بود. زمانی که از کاستی‌های سازمان خود بر اساس شواهد قطعی که از ارزیابی‌ها به دست آمده است، مطلع شدید، باید به میزان مورد نیاز حرکت خود را آغاز کنید. 
داشتن استراتژی درباره نحوه فائق آمدن بر کاستی‌ها، در به دست آوردن حمایت رهبری و گرفتن بودجه‌ای که به آن نیاز خواهید داشت، عاملی حیاتی است. این استراتژی می‌تواند در قالب نقشه راهی باشد از پروژه‌های مرتبط و هرگونه آدرسی از شکاف‌های خاص شناسایی‌شده که در ارزیابی‌ها به دست آمده است. می‌توان ماه‌ها و سال‌ها از نقشه راه استفاده کرد. این نقشه نقاط عطف کلیدی و وابستگی‌ها را توصیف و تشریح می‌کند. یک نقشه راه خوب باعث خواهد شد تا شاهد موفقیت گام‌ اول پروژه‌ها باشیم؛ به‌طوری که پشتیبانی خوبی را برای مراحل بعدی تقویت خواهد کرد. آنچنان که زمان به جلو حرکت می‌کند، به بررسی نقشه راه و تکامل آن بر اساس تغییر شرایط اقتصادی و شاخص‌‌های ارزیابی کسب‌وکار ادامه دهید. بدون شک بر اساس درس‌هایی که از پروژه‌های قبلی به دست آورید، بینش گسترده‌تری به دست خواهید آورد که می‌تواند در پروژه‌های آتی استفاده شود.


 
گام هفتم: پیاده‌سازی

پیاده‌سازی برنامه مدیریت دانش و بلوغ اثربخش کل سازمان، به ‌طرز کاملاً محسوسی به منابع انسانی و بودجه نیاز خواهد داشت. باید برای درازمدت آماده شد، اما به‌طور هم‌زمان ‌باید از پیشرفت‌های تدریجی به‌وجودآمده اطمینان حاصل کرده و اطلاع‌رسانی کرد. زمانی که ارزش و منافع شناخته‌شده به‌روشنی در موفقیت‌های پیش‌رو مشاهده شوند، مقاومت کمی برای ادامه سرمایه‌گذاری روی برنامه مدیریت دانش وجود خواهد داشت. با توجه به آنچه بیان شد، اکنون زمان اجرای واقعی فرا رسیده است. اکنون می‌دانید چه اهدافی دارید. به‌درستی تمام مسائل فرهنگی را مدیریت و سازمان‌دهی کرده‌اید. فرایندها و فناوری‌هایی که برنامه مدیریت دانش را فعال کرده و راه‌اندازی خواهد کرد، در اختیار دارید.
 از شکاف‌هایی که وجود دارند مطلع هستید و برای آ‌ن‌ها نقشه راه در اختیار دارید؛ نقشه‌ راهی که در خصوص مشکلات به شما اطلاع‌رسانی می‌کند. همان‌گونه که پیش‌تر اشاره کردیم، آنچنان که بر اساس هر قدم مبتنی بر نقشه به جلو گام برمی‌دارید، باید اطمینان حاصل ‌کنید که به دستاوردهای کوتاه مدت نائل شده‌اید. بدون آن‌ها، برنامه شما ممکن است حرکت و حمایت ذی‌نفعان کلیدی خود را از دست بدهد. 

 

گام هشتم: اندازه‌گیری و بهبود برنامه مدیریت دانش

چگونه اطلاع پیدا می‌کنید که سرمایه‌گذاری‌های مدیریت دانش شما مؤثر واقع شده است و به‌درستی کار می‌کند؟ برای این منظور به روش اندازه‌گیری اثربخش واقعی و مقایسه آن با نتایج پیش‌بینی‌شده نیاز دارید. در صورت امکان، تعدادی از مقیاس‌های اندازه‌گیری‌های پایه را به منظور دریافت (ضبط) عملکرد سازمان پیش از اجرای برنامه مدیریت دانش منتشر کنید. در ادامه و بعد از اجرای برنامه مدیریت دانش، نتایج جدید را با نتایج قدیمی مقایسه کرده تا مشاهده کنید چگونه عملکرد بهبود یافته است. اگر دلتا به بزرگی آنچه شما پیش‌بینی می‌کردید نبود، مأیوس نشوید. برای سازمان‌ها معمولاً کمی زمان‌بر است که با فرایندها و موارد بهبودیافته هماهنگ شوند و مهارت پیدا کنند. اما اگر همه چیز به شکل درستی آماده شده باشد، با گذشت زمان، نتایج هماهنگ خواهند شد. اگر پیشرفت‌های سازمان شما بر مبنای معیارهای مناسب اندازه‌گیری می‌شود، بهتر است یک کارت امتیاز متوازن فراهم کنید. 
این کارت دربرگیرنده معیارهایی در زمینه‌های عملکرد، کیفیت، انطباق و ارزش خواهد بود. نکته کلیدی که در پس‌زمینه ایجاد کارت امتیاز متوازن مدیریت دانش وجود دارد، این است که این کارت بینش ارزشمندی از اینکه چه کاری در حال انجام است و چه چیزی موجود نیست، فراهم می‌کند. با استفاده از این کارت توانایی انجام اقدامات لازم برای کاهش عدم انطباق، کم کردن شکاف‌های ارزشی، افزایش عملکرد و کیفیت را خواهید داشت؛ به‌طوری که شاهد بهبود اثربخشی کلی برنامه مدیریت دانش خود باشید. 

 

قدرت مدیریت دانش

پیاده‌سازی برنامه مدیریت دانش کامل به زمان و سرمایه‌گذاری نیاز دارد. با این حال، نتایج آن قابل توجه بوده و خطرات می‌توانند با در نظر گرفتن رویکردی مرحله‌به‌مرحله که در هر مرحله بازده مفیدی برگردانده می‌شود، به حداقل برسند. سازمان‌هایی که این نوع از سرمایه‌گذاری در مدیریت دانش را سرلوحه کار خود قرار می‌دهند، به سرعت نتایج ملموس آن را مشاهده خواهند کرد. آن‌ها برای ترکیب درآمدهای بالا و پایین‌دستی خود از چرخه‌های زمانی سریع‌تر، افزایش بهره‌وری، تصمیم‌گیری بهتر و استفاده بیشتر از راه‌حل‌های آزمایش‌شده در سراسر سازمان کمک می‌گیرند.

پست های تصادفی

طوفان فکری با تیم مشاوران آکو

درخواست مشاوره
مشاوره با آکو