هوش تجاری (BI) یعنی «داشتن دانشی فراگیر از همه عواملی که بر سازمان موثر است.» داشتن دانشی عمیق نسبت به همه عوامل مثل مشتریان (جامعه و مخاطبین، اربابرجوع و ...) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیندهای سازمانی (مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و...) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان میگذارد هوش تجاری است. هوش تجاری شما را برای تصمیمگیری در همه عوامل موثر بر سازمان و شرکتها توانمند میسازد.
از یک مثال ساده شروع میکنم. هر کس در یک شرکت تنها میتواند کارش را به بهترین نحو انجام دهد. اگر تصمیمگیریها در سازمانها بر مبنای اطلاعات واقعی باشد تا بر مبنای بهترین حدسیات و یا اینکه چگونه در گذشته آن کار را انجام میدادهاند، کارها به درستی پیش نخواهد رفت.
در این باره نیاز به مستندات است، مستندات از همه عوامل یک سازمان، مجموع این مستندات و آمارها است که مانع از سعی و خطا میگردد. چه اتفاقی رخ میداد اگر هر چه که فروشندگان ERP و CRM و اکنون BI به شما وعده میدهند را، میداشتید؟ یعنی وعده دسترسی فوری به همه دادهای موجود در شرکت و سازمان شما با داشبوردهای دیجیتالی و شاخصهای عملکرد موردنیاز تا سازمان خود را اداره کنید.
چه اتفاقی رخ میداد اگر میتوانستید بینهایت کاوش در اجزا در دادههای موجود و از منظرهای متفاوت (Slice & Dice به عمل تجزیه اطلاعات به بخشهای کوچکتر و نمایش آن از منظرهای متفاوت برای درک بهتر در تصمیمگیریها گفته میشود.) مینمودید بدون اینکه لازم باشد بدانید از چه سیستمی تا سطح Transaction (تراکنشها)، این دادهها میآیند کارتان را بهتر انجام میدادید؟
هوش تجاری به همه شرکتها کمک میکند تا از طریق گزارشگیری و تحلیل دادهها، عملکرد اثربخش و مطمئن بدون دردسر اضافی و هزینههای اجرائی زیاد و سعی و خطا بدست آورند.
ERP و CRM و سایر سیستمها و نرمافزارها، عوامل حیاتی برای اداره سازمانها و شرکتها هستند. متاسفانه هنگامی که این سیستمها، تراکنشها و تعاملات دادهها را خوب اجرا میکنند، در برابر گزارشگیری تحلیل و دسترسی به دادهها کم میآورند، بهبود و قابلیتهای تحلیل و گزارشگیری شرکتها جزء اولویتهای مدیران ارشد مالی Chief Financial Officer (CFO) در سال 2005 قرار گرفت.
دسترسی فوری به همه اطلاعات، که در فرمت قابل استفاده به آن نیاز دارید. نه تنها افراد و کارمندان سازمان IT بلکه همه مدیران و تصمیمگیران، میتوانند از آن استفاده کنند. اغلب بسیاری از افراد فکر میکنند که این وعده عملی نخواهد شد آیا واقعا اینطور است؟
ابزارهایی که برای راهحلهای هوش تجاری به روش سنتی در جهان وجود دارد، بر اساس تکنولوژی به نام OLAP یا همان (On-Line Analytical Processing) ساخته شده است. اما OLAP رویکردی ضعیف به تحلیلهای چند بعدی است. بطور کل OLAP از مکعبهایی در مجموعهای با ابعاد کوچک که در داخل آن دادههایی انتخاب شدهاند استفاده میکند، ارتباطات بین ابعاد از قبل تعریف شده و همه ابعاد ممکن (یا جوابها) از قبل محاسبه و پیشبینی شده است.
هنگامی که یک مکعب ایجاد میشود، یک واسط کاربر نهایی (User Interface) برای یک فرد واقعی پیادهسازی شده که تعامل با جوابهای داخل مکعب داشته باشد. فرض کنید در یک مکعب برای تحلیل فروش در یک سازمان مقدار فروش را بر اساس مناطق فروش، فروشنده (بازاریاب)، مشتری و ماه باشد.
زمانی که این مکعب فرضی ساخته میشود، نرمافزار مبتنی بر OLAP کلیه ترکیبات عناصر دادهها را محاسبه و ذخیره میکند، کاربر نهایی به این دادهها از طریق یک سری فرمها مثلا Pivot Table ها تا انواع دیگر فرمها دسترسی خواهد داشت. در این مثال فرضی کاربر نهایی محدود به تحلیل در محدوده ابعاد از قبل تعریف شده مثل مناطق، نمایندگیها، مشتریها و ماه میباشد.
اگر کاربر بخواهد درباره فروش هفتگی، روزهای هفته یا محصولات فروخته شده (و یا صدها ترکیب دیگر از دادهها) اطلاعاتی کسب کند دیگر شانسی برای بدست آوردن آن ندارد، باید صبر کند که مکعب دیگری از اطلاعات مورد نیاز او ایجاد شود که این یعنی محدودسازی و کاهش بهرهوری و اثربخشی برای تصمیمگیران آن سازمان. OLAP برخی از قابلیتهای تحلیل را فراهم میکند، اما یک رویکرد قدیمی است. در حال حاضر انواع مختلف OLAP در بازار وجود دارد، مثل: Multi dimensional OLAP یا همان (MOLAP) و Relational OLAP یا همان (ROLAP) و غیره. اما همه آنها همان نقاط ضعف را در پیچیدگی و عدم انعطافپذیری دارند.
پیچیدگی، زمان توسعه و استقرار را افزایش میدهد و محدودیتهایی برای تطبیق با نیازهای کاربر ایجاد میکند. و افزایش هزینه تغییرات در نیازمندیها را در پیدارد. عدم انعطافپذیری قابلیت پاسخگویی به نیاز کاربر را در زمانی که کاربر به جواب نیاز دارد را کاهش میدهد. بنابراین از دیگر معایب محصولات مبتنی بر OLAP، زمان و هزینه بر بودن آن را در بر دارد و استقرار آن در هیچ سازمان کوچک و بزرگی توصیه نمیشود، آنها برای استفاده بسیار پیچیدهاند و نهایتا این رویکرد از نظر دانشاندوختگان مردود است.
امروزه با اطمینان کامل میتوان ادعا کرد که استفاده از راهحل BI میتواند قدرت رقابتپذیری یک سازمان را افزایش دهد و از دیگر سازمانها متمایز نماید. این راهحل این امکان را به سازمانها میدهد تا با بکارگیری اطلاعات موجود از مزایای رقابتی و پیشرو بودن بهرهبرداری نمایند. این راه امکان درک بهتر تقاضاها و نیازمندیهای مشتریان و مدیریت ارتباط با آنان را میسر میسازد.
این راهحل این امکان را به سازمان میدهد تا بتواند تغییرات مثبت یا منفی را مانیتور کنند. امروزه سازمانهای پیشتاز صحبت از ERP و CRM و.... نمیکنند، رویکرد سازمانها به سمت BI است. آنها به دنبال بهینهسازی فرآیندها از طریق ارزیابی و بهبود عملکرد خود و زیرمجموعههای وابسته به خود میباشند. امروزه افزایش کارایی عملکرد آنچه که سرمایهگذاری شده، اهمیت بیشتری پیدا کرده است.
در یک دهه گذشته بسیاری از سازمانها سرمایهگذاریهای بسیاری را روی تکنولوژی اطلاعات اعم از نرمافزار و سختافزار کردهاند. در اقتصاد امروزه که هزینهها باید کاهش یابد، سازمانها و شرکتها از خود میپرسند:
«چه مقدار تا کنون برای تکنولوژی سرمایهگذاری کردهایم؟»
و اینکه
«از این سرمایهگذاری چه سودی بردهایم؟»
امروزه در کشورهای پیشرو و توسعه یافته سرمایهگذاری در BI در حال افزایش است. تحقیقات فارستر در سال 2003 از 877 سازمان (کوچک و بزرگ) و تصمیمگیرندگان در حوزه IT نشان میدهد که از رشد سرمایهگذاری 9/1% در زمینه IT برخوردارند ولی 45% آنها نیاز به خرید ابزارهای BI را دریافتهاند و برای آن اقدام میکنند. چرا؟ دو دلیل عمده وجود دارد که چرا صنایع و سازمانها به BI علاقهمند شدهاند. اول عصر اطلاعات، دوم مسائل اقتصادی.
در عصر اطلاعات، کسی که اطلاعات دارد، دارای قدرت است. هر سازمان و شرکتی که از این قدرت برخوردار باشد در صنعت و حرفه خود در مقایسه با رقبای خود متمایز و ممتاز میشود. سازمانها و شرکتها، امروزه با سرعت حرکت و تغییر میکنند. اخذ اطلاعات صحیح در زمان صحیح اساس و پایه این سازمانها است. دلیل دیگر استفاده از BI اقتصاد است. بقای سازمانها و شرکتها در توفان اقتصاد رقابتی امروز بر دو محدوده متمرکز شده است.
در سازمانی که BI در آن بکار گرفته میشود، مدیران میتوانند اطلاعات هزینهها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینهها چه هستند و تصمیمهایی برای کاهش و حذف آنها بگیرند. تغییرات آینده را پیشبینی کنند و برای مسائل خود راهحلی مناسب داشته باشند. بمنظور افزایش درآمد، شرکتها باید علاوه بر افزایش فروش خود، مثلا مشتریان فعلی خود را حفظ کنند. حفظ مشتریان اغلب کاری بسیار پسندیده است.
اما باید بدانیم اغلب کدام مشتری سود بیشتری عاید میکند. معمولا 20% از مشتریان 80% سود شرکت را تامین میکنند. شرکتها باید ابتدا مشتریانی که سود بیشتری را عاید میسازند، حفظ نمایند. باید بدانید BI کاربرد بسیاری در این بخش نیز دارد. گام بعدی تجزیه و تحلیل رفتار بازار، فروش و مشتریان پرسودده هستند.
این دانش به مدیران کمک میکند تا چگونه مشتریان خود را مدیریت نمایند. برای جلب نظر مشتریان ممکن است پارامترهای کانالهای هزینهای، فروش عمده به مشتریان و یا تغییر در حاشیه سود و.... مدنظر قرار گیرد. نکته مهم اینست که رفتارها با مشتریان یکسان نیست و هر مشتری یا گروهی از مشتریان روابط خاص خود را خواهند داشت.
سرانجام، اینکه علاوه بر مشخصههای اطلاعاتی فوق سایر اطلاعات مدیریتی برای تصمیمگیری در سازمانها نیز وجود دارد که نیاز به تحیلی برای تصمیمگیری دارد، مثل اطلاعاتی در حوزه ماموریت اصلی سازمان و یا شرکت، اطلاعات منابع انسانی، اطلاعات تولید و ساخت، اطلاعات خدمات ارائه شده و ... تکنولوژی BI راهحلی برای بکارگیری این اطلاعات و ایجاد هوشمندی در مدیران میباشد که آگاهانه تصمیمگیری نمایند و تصمیم آنان مبنی بر واقعیات و درک آگاهانه آنان از تغییرات فعلی و آتی و استفاده از سوابق در سازمان باشد.
فرآیند BI در سازمانها و شرکتها یک فرآیند پویا و تعاملی است. این فرآیند با یک سوال شروع میگردد و پاسخهای سئوالات در یک حلقه تکرار فراهم میشود. این پاسخها امکان تصمیمگیری برای مدیران را فراهم میکند.
مرحله برنامهریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیند BI عمل میکند. در شروع متعاقب درخواستهای مدیران تصمیمگیر و سئوالات از سیستم با فرمول کردن سئوالات، برنامهریزی برای پاسخ به سئوالات شروع خواهد شد.
در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاههای اطلاعاتی ( منابع اطلاعاتی) جمعآوری خواهند شد. دادههای جمعآوری شده از دادههای خام هستند و آگاهی یا دانشی را به استفادهکننده اضافه نخواهند کرد. این دادهها میبایست پردازش و پالایش شوند در غیر اینصورت هیچ نقطه روشنی در آنها دیده نمیشود.
در این مرحله دادههای جمعآوری شده مجتمع خواهند شد، روابط بین آنها شناسایی و آنالیز شده و در نهایت قابل استفاده خواهند گردید. این مرحله شامل مراحل استخراج اطلاعات، تبدیل اطلاعات و بارگذاری اطلاعات (Load) میشود.
در این مرحله با استفاده از تکنیکهای پیشرفته از دادههای مجتمع شده، هوشمندی ایجاد میگردد. سیستم در انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانهای به سئوالات مدیران خواهد داد. این پاسخ در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر میگردد و امکان تغییر سئوال و یا بررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهد شد.
در شرایط فعلی در پاسخ به نیاز مدیران شرکتها و سازمانها، ضرورت ایجاد یک پلاتفرم هوش تجاری وجود دارد. این سازمانها و شرکتها با استفاده از نرمافزارهای طراحی شده بر پایه BI میتوانند اثربخشی استفاده از ساختارهای اطلاعاتی موجود را در راستای اهداف خود افزایش دهند و اطلاعات از حالت عملیاتی و محدود شدن به استفاده در لایههای اجرایی سازمان برای استفاده مدیران سازمان توسعه یابند. این ابزارها میتوانند برای همه اطلاعات و دادههای تولید شده در سازمان مورد بهرهبرداری قرار گیرند.
این موضوع را باید بدانید که ابزارهای گزارشگیری از کارآیی لازم برای مدیران برخوردار نیستند. این ابزارها معمولا در محدوده سیستمهای عملیاتی بکار گرفته میشوند و مدیران استفاده مؤثری از آن نخواهند کرد. استقرار پلاتفرم هوش تجاری (BI) در شرکتها و سازمانها و استفاده از یک ابزار قوی راهحل ضروری برای آنها است. در شمارههای بعدی با اینگونه ابزارها بیشتر آشنا خواهید شد.
منبع: developer center
